Zusammenfassung und Ausblick
Die deutschlandweite Befragung im Rahmen dieses Trendreports hat deutlich gezeigt, dass sich die Kommunen auf den Weg gemacht haben, die digitale Transformation zu gestalten. Sie schaffen dafür in großen Teilen die strategischen Grundlagen und entwickeln Organisationsstrukturen und Verantwortlichkeiten weiter. Fünf zentrale Ergebnisse sollen hier noch einmal herausgehoben werden:
Der Schwerpunkt der Gestaltung der digitalen Transformation liegt bei vielen Kommunen – insbesondere bei Kreisen und kreisangehörigen Städten und Gemeinden – noch auf Binnen- bzw. Verwaltungsdigitalisierung.
Bei der Gestaltung der digitalen Daseinsvorsorge gehen kreisfreie Städte klar voran. Das spiegelt sich sowohl in der Erstellung strategischer Konzepte als auch in den Organisationsstrukturen und Verantwortlichkeiten wider. Aber: Kreise und kreisangehörige Städte folgen nach.
Es gibt nicht die eine Organisationsstruktur für die Gestaltung der digitalen Transformation. Es haben sich jedoch unterschiedliche Formen und Rollen etabliert. Zentral ist die Unterstützung durch die Hausspitze/politische Leitung. Zudem werden CDOs, CIOs, Digitallotsinnen und -lotsen, eigene Fachämter und Stabsstellen als sinnvolle organisatorische Lösungen bewertet. Eigene Digitalagenturen werden als weniger sinnvoll eingeordnet.
Personalkapazitäten und der Auf- bzw. Ausbau von Kompetenzen für die Gestaltung der digitalen Transformation stellen zentrale Herausforderungen und Hürden dar.
Der Bedarf und das Potenzial der interkommunalen Zusammenarbeit sind sehr hoch, letzteres wird bisher aber nur ansatzweise ausgeschöpft. Der Wunsch nach Austausch- und Zusammenarbeitsformaten ist groß. Mehrwerte werden insbesondere in einem regelmäßigen Austausch, in neuen Impulsen, Standardisierung, dem Teilen von Ressourcen und dem Kompetenzaufbau gesehen.
Aufbauend auf diesen zentralen Ergebnissen lassen sich die folgenden Aspekte für die weitere Ausgestaltung der digitalen Transformation hervorheben. Die Gestaltung der digitalen Transformation erfolgt also nicht unorganisiert.
Gestaltungswillen der kommunalen Akteure zentral
Strategien und Konzepte sind kein Selbstzweck und sollten auch nicht als „Papiere für die Schublade“ gelten. Als lebendige Dokumente entwickelt, die regelmäßig an die Dynamik der Digitalisierung angepasst werden, bieten sie eine gute Orientierung für die Gestaltung der digitalen Transformation. Das bedeutet, realistische Ziele zu setzen und Maßnahmen in den Blick zu nehmen, die mit den vorhandenen Ressourcen sinnvoll umzusetzen sind. In der Praxis zeigt sich, dass oft bereits gute Ansätze und Konzepte bestehen. Auf diesen sollte mit dem Ziel der Entwicklung integrierter Strategien aufgebaut werden. Ein fortlaufendes Monitoring und eine begleitende Evaluation unterstützen den Umsetzungs- und Weiterentwicklungsprozess.
Strategien geben Orientierung
Strategien und Konzepte sind kein Selbstzweck und sollten auch nicht als „Papiere für die Schublade“ gelten. Als lebendige Dokumente entwickelt, die regelmäßig an die Dynamik der Digitalisierung angepasst werden, bieten sie eine gute Orientierung für die Gestaltung der digitalen Transformation. Das bedeutet, realistische Ziele zu setzen und Maßnahmen in den Blick zu nehmen, die mit den vorhandenen Ressourcen sinnvoll umzusetzen sind. In der Praxis zeigt sich, dass oft bereits gute Ansätze und Konzepte bestehen. Auf diesen sollte mit dem Ziel der Entwicklung integrierter Strategien aufgebaut werden. Ein fortlaufendes Monitoring und eine begleitende Evaluation unterstützen den Umsetzungs- und Weiterentwicklungsprozess.
Prozess der Organisationsentwicklung weiter gestalten
Aufgrund der hohen Dynamik der digitalen Transformation wird es erforderlich sein, bestehende Organisationsstrukturen, Verantwortlichkeiten und Prozesse weiterzuentwickeln. Die eine optimale Lösung gibt es dabei (leider) nicht. Für das „richtige Maß“ sollten drei Aspekte berücksichtigt werden: 1. Die Gestaltung der digitalen Transformation muss dauerhaft verankert werden. 2. Die Organisationsentwicklung muss an gewachsene Strukturen anschlussfähig sein. 3. Die Organisationsentwicklung muss alle Verwaltungsbereiche und Hierarchieebenen auch organisatorisch mitnehmen.
Digitale Transformation gemeinsam gestalten
Große Aufgaben können gemeinsam besser bewältigt werden. Das schafft Synergien, schont Ressourcen und unterstützt den Kompetenzaufbau. Die Zusammenarbeit sollte daher verwaltungsintern, interkommunal und mit allen Akteuren im kommunalen Ökosystem intensiviert werden. Diese Aktivitäten müssen koordiniert und gesteuert werden, womit sich der Kreis zur Organisationsentwicklung schließt. Bei der Besetzung von verantwortlichen Stellen wie CDOs sollten Kommunen insbesondere auch auf Kompetenzen der Netzwerk- und Kommunikationsfähigkeit, des Projektmanagements und der lateralen Führung achten.
Erfahrungen kommunizieren und nutzen
Die Kommunen machen auf ihrem Weg der Digitalisierung bereits unterschiedliche Erfahrungen. Der Austausch dieser Erfahrungswerte hilft, besser voranzukommen, gerade wenn Ressourcen knapp sind. Netzwerke mit Veranstaltungen und Unterstützungsleistungen entwickeln sich auch im Kontext der Förderprogramme und deren wissenschaftlicher Begleitung laufend weiter. Kommunen sollten diese aktiv für ihre Gestaltung der digitalen Transformation nutzen.
Studiendesign
Die dem Trendreport zugrunde liegenden Daten entstammen einer deutschlandweiten Kurzstudie, die Prognos in Abstimmung mit dem Behörden Spiegel und mit Unterstützung des Deutschen Städtetages und des Deutschen Landkreistages durchgeführt hat. Der Deutsche Städtetag und der Deutsche Landkreistag wurden von Beginn an in das Projekt eingebunden.
Die abgestimmte Befragung wurde mithilfe von LimeSurvey als Online-Erhebung umgesetzt. Auf Nachfrage erhielten die Kommunen einen Excel-basierten, druckbaren Fragebogen für interne Abstimmungsprozesse. Der Befragungszeitraum erstreckte sich von März bis Mai 2022. Die Ansprache der Kommunen mit der Bitte um Mitwirkung erfolgte durch den Deutschen Städtetag und den Deutschen Landkreistag. Die Befragung richtete sich insbesondere an die Verantwortlichen für strategische Steuerung, Digitalisierung und Organisation der Kommunen.
Anschließend wurden die Daten durch Prognos ausgewertet und gemeinsam mit dem Behörden Spiegel für die Studie aufbereitet. Ergänzend zur quantitativen Datenerhebung wurden zwischen Juni und August 2022 qualitative Fachgespräche mit ausgewählten Praktikerinnen und Praktikern aus den Kommunen sowie dem Deutschen Städtetag und dem Deutschen Landkreistag geführt, um die Ergebnisse nochmals einzuordnen.
Das Prognos Autorenteam
Projektbegleitung Behörden Spiegel
